メールの捌き方――営業の神様に聞いた時短術

リクルート社で “営業の神様” の異名をとり、現在は、大手企業の社員研修が専門のコンサルティング会社を率いる名物社長に以前、メールの捌き方のコツ（時短術）を教わったことがあります。

最近、管理するアドレスの数が10を超え、ぼくのメールボックスは芋を洗うような有様。そんな折、その社長の言葉をふと思いだしたものですから、今回はそのことを書いてみたいと思います。

メールの基本はすばやい返信

その社長によれば、メールの鉄則は返信の速さ。開封した時点で返信できるようなら、即座に返信してしまい、後回しにしないのが大切とのことです。実際、１日300通近いメールを受けとるという彼は、その大半を５秒以内で返信するとのことでした。

それを聞いたぼくは内心、いくらなんでも５秒は無理だろう、と思ったのですが、よく聞いてみると５秒返信にはひとつ、コツがあったのです。

「あ」なら「ありがとうございます」というふうに、パソコン辞書に単語登録をしておくのです。

なるほど。ぼくはぽんと膝を打ち、帰宅後、さっそく次のように単語登録をおこないました。

これなら、さすがに５秒とまではいかないにしろ、10秒以内の返信は十分に可能でした。ひとことかふたことの簡単な返事になりますが、届いたメールに即座に返信することを心掛ければ、差出人に不愉快な思いをさせることもありません。

ついでながら、「あ」なら「ありがとうございます」「ありがとう」という具合に、社内外向けに２バージョンを用意しておくと勝手がいいと社長は話していましたが、フリーランスのぼくに社内向けは必要ありませんでした。

即座に返信できない長文メールの場合は、時間のあるときにゆっくりと返信すべく、開封後にもう一度、「未開封」に戻しておきます。

こうしておけば、タイトルが太字のメールは未処理だと一目瞭然です。

くわえて、メールを返信する際は、自分宛てにBCCで送っておきます。これで、受信トレイを見れば、仕事の流れがひと目でつかめるようになります。

ここまでの社長のアドバイスをさらに発展させて、ぼくは、受信トレイをTODOリスト代わりに使う、というアイデアを思いつきました。

事務処理やデスクワークを一つひとつ手帳に書きこみ、処理したら取り消し線を引いて、などとやっていると、手帳が汚れて仕方がありません。打ち合わせや会議、取材、インタビューといった重要なスケジュールを見落としそうになります。

そこで、新たな作業が発生したときは、その内容を箇条書きにして、自分宛てにメール送信しておくようにしたのです。

こうすることで、空間移動をともなう仕事は手帳のスケジュール欄、事務処理やデスクワークはメールボックス、というすみわけがおこなえ、業務の繁雑さを軽減することができました。

一番記憶に残っているのは、「近ごろはだれもがメールに頼りすぎです。かえって、仕事が非効率になっています」という社長の言葉です。

件名に「急ぎ」などと書くのは禁忌です。アポとりは電話が基本。相手がメールを開封するまでに、自分や相手の予定が埋まってしまう恐れがあると、社長は語気を強めていっていました。